5 consigli per migliorare la tua azienda riducendo i costi aziendali in maniera significativa attraverso l’uso delle nuove tecnologie

 

I rischi nella riduzione dei costi

Che tu sia un freelance o che possegga una piccola azienda, sai che la riduzione dei costi può essere un problema enorme, oltre che comportare dei rischi. Oggi numerose organizzazioni e aziende si stanno confrontando con la riduzione dei costi fissi o dei costi strutturali, senza però preoccuparsi abbastanza della profittabilità e della competitività attuali, col risultato di nuocere più che fare del bene all’azienda. Anche se le opportunità di mercato si sono ridotte, oggi più che mai è necessario investire sul miglioramento dei prodotti, dei servizi e dei processi, sulla scalabilità del proprio business e sull’internazionalizzazione.

Ridurre i costi fissi, o addirittura azzerarli, spesso vuol dire tagliare le spese, cioè provare a spendere molto meno, o addirittura non spendere nulla, per alcune voci di bilancio: la spinta viene non solo dalla riduzione degli ordini e dei contratti, ma anche dalla mancanza di liquidità e di risorse finanziarie, che non consentono di onorare tutti i pagamenti in tempo.

Per poter far fronte al ridursi progressivo del proprio margine di manovra economico (o Margine Operativo Lordo), le aziende spingono sempre più verso una riduzione dei costi, spesso dissennata, che incide anche sulle spese e sui piccoli investimenti necessari allo sviluppo dell’impresa e all’efficienza dei processi. In questo modo le aziende non fanno altro che alzare i costi variabili rendendo l’azienda meno stabile e meno competitiva.

Cosa si va a tagliare, infatti, più spesso? Le riduzioni interessano quasi sempre attività strategiche come la formazione del personale, l’information technology, le consulenze organizzative e tutti quei servizi che servono a “fare le cose bene e più velocemente”. È evidente che la riduzione o eliminazione di uno di questi servizi non soltanto implica l’impossibilità di migliorare i processi e l’efficienza dell’azienda, ma tende anche ad abbassare il morale e la soddisfazione delle risorse umane: dare l’impressione ai propri dipendenti di svolgere mansioni degradanti o ripetitive (che potrebbero essere svolte da un software) o avere dei processi aziendali inefficienti o approssimativi (come un sistema di fatturazione obsoleto) contribuisce a peggiorare l’ambiente lavorativo.

Quali spese ridurre?

I costi di gestione – come spese di affitto e bollette energetiche – sono mali necessari che siamo costretti a sostenere. Possono tuttavia essere ridotti – spesso addirittura dimezzati – ricorrendo ai benefici delle liberalizzazioni o a nuove forme di locazione come il co-working. Certo, non si tratta di soluzioni comode o prestampate, ma in un periodo come quello che stiamo vivendo, caratterizzato da cambiamenti frequenti nel panorama aziendale italiano, con tante aziende che escono fuori mercato e tante nuove realtà ed idee imprenditoriali che nascono e prendono forma, essere disposti al cambiamento è cruciale.Per le aziende che, a causa della crisi, navigano in cattive acque e si trovano in  difficili condizioni economiche o per le start-up che a stento riescono a chiudere in pareggio, un solo mese in più di costi non previsti può rappresenta qualcosa di veramente dannoso. I costi generali della propria attività possono includere spese di affitto, forniture per ufficio e pubblicità, canoni per forniture di servizi etc…

Tutte queste spese sembrano quasi normali, eppure questo non significa che siano altrettanto necessarie.

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Primo: sfrutta i sistemi di archiviazione elettronica

Questo consiglio può apparire piuttosto ovvio, poiché ridurre le spese di carta e stampanti aiuta a diminuire sia le spese fisse sia quelle di smaltimento dei rifiuti. A qualcuno sembrerà strano, dato che in Italia il cartaceo gode ancora di un’altissima considerazione, sia legale che psicologica. Malgrado un decreto del 2013 spingesse già fortemente verso l’obbligo della fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, solo il 14% delle PMI è passato alla digitalizzazione dei documenti. Eppure il risparmio è palese: per esempio, da uno studio fatto dal Politecnico di Milano è emerso che, attraverso i sistemi di archiviazione elettronica e di storage in cloud, le aziende potrebbero risparmiare fino a 2€ a documento. Oltre a ridurre, ovviamente, l’impatto ambientale.

Del resto, ti basta fare una breve analisi sul consumo quotidiano di carta e verificare quanti, tra i documenti che stampi, sono quelli di cui hai veramente bisogno per il tuo lavoro. Scopriresti, probabilmente con sorpresa, che un enorme quantitativo di carta potrebbe tranquillamente essere sostituito da documenti salvati solo in formato digitale, a cominciare dalle fatture. Fatto questo, comincia un serio piano di riduzione dell’uso di documenti stampati. In questo modo, risparmierai la carta, il toner, l’inchiostro, e i costi per la manutenzione periodica di stampanti e fotocopiatrici. Ma non solo, la digitalizzazione non fa solo risparmiare soldi e carta, fa anche risparmiare tempo: un documento digitalizzato è un documento accessibile a chiunque della tua azienda ne abbia bisogno, in tutta sicurezza. Basta metterlo su un server o sfruttare strumenti come Dropbox o Google Drive e chiunque può avervi accesso ovunque si trovi, anche con un semplice smartphone. Al contrario, un documento cartaceo necessita di copie continue per essere fruito da più persone e, se deve essere spedito, c’è bisogno di inviarlo per fax o di scannerizzarlo (un’altra perdita di tempo).

La digitalizzazione, inoltre, ti fa anche risparmiare sull’affitto, perché riduce gli spazi di archiviazione. Risparmiando spazio, puoi utilizzare quello che avanza per fare altro (aggiungere una postazione di lavoro o organizzare un biblioteca di aggiornamento del personale o ancora ampliare gli spazi dedicati alla produzione).

Secondo: valuta i tuoi reali bisogni

Dai un’occhiata al tuo ufficio e chiediti: “Quali delle cose che vedo non mi servono nel lavoro di tutti i giorni?”. Ti servono davvero tutte quelle brochure, tutte quelle cartelline personalizzate e quelle agende che continui a regalare ogni Natale, in un’era dove è il tuo sito web a essere la tua brochure, il tuo iPad a contenere i tuoi documenti e il tuo smartphone a farti da agenda? Quanti pieghevoli hai stampato che ora giacciono inutilizzati e obsoleti, nascosti sul fondo di un mobiletto?

Fai un calcolo dei costi di tutto questo materiale e cerca di reinvestire una parte consistente di quel budget nel tenere il tuo sito web aggiornato e i tuoi social attivi. Non dovresti pagare per niente di cui tu non abbia realmente bisogno, al di là di apparecchiature per l’ufficio, forniture o affitto. Pensaci! Tanto materiale promozionale oggi non ha più senso!

Terzo: trova l’ufficio ideale per i prossimi due anni

Anche il tuo ufficio può essere soggetto a una revisione e a una razionalizzazione dei costi. Non sempre l’ufficio che occupi è perfetto ed in linea con gli interessi della tua azienda. Chiediti questo: è davvero necessario avere una sede in centro? Ti serve un ufficio così grande? I tuoi impiegati stanno comodi? Potresti lavorare da casa? Quanto spesso ti è necessario incontrare i clienti? I tuoi interlocutori istituzionali (Comune, Tribunale, Camera di Commercio) e i tuoi interlocutori commerciali (i clienti) ti raggiungono o sono raggiungibili facilmente?

Sempre più aziende, per questioni di risparmio, ma anche per aggiungere nuovi punti di vista e nuovi stimoli alla propria visione aziendale, scelgono di lavorare in spazi di coworking che hanno il grande vantaggio di ridurre sensibilmente i costi di affitto. Ma sono sempre di più le realtà che scelgono di “coabitare” nello stesso spazio: senza arrivare a soluzioni “affollate”, basta subaffittare una o più stanze del proprio ufficio per poter dividere le spese con un’altra azienda. I problemi ci sono, ma i vantaggi economici sono senza dubbio notevoli.

Le risposte a queste domande dipendono, ovviamente, dal tuo settore di business, dalle dimensioni della tua azienda e dalle prospettive di crescita nei prossimi due anni. Tuttavia, quello che devi fare, è cercare di costruire uno spazio che si adatti realmente alla tua azienda per i prossimi anni, così da risparmiare tempo e soldi.

Quarto: fai una buona selezione

Se devi assumere un nuovo impiegato o devi servirti di nuovi collaboratori, scegli qualcuno che abbia più forza, più skill e abbia maturato esperienza in differenti ruoli e mercati: contrariamente a quello che si crede, in un periodo di grande incertezza dei mercati è molto utile lavorare con persone che abbiano ampiezza di vedute e flessibilità nel lavoro.

Un esempio su tutti: se cerchi un responsabile vendite, assicurati che sia anche in grado di usare un computer. Non è necessario che sia un ingegnere informatico, ma se avesse anche la capacità di reinstallare un sistema operativo o settare un modem in autonomia, questo dovresti considerarlo come un plus: denota curiosità intellettuale, e potrebbe risolvere un problema nel momento del bisogno, senza ricorrere a un tecnico specializzato. Un’ottima fonte per evitare di sprecare troppo tempo nelle selezioni è quella di utilizzare i social network professionali (come Linkedin) per effettuare una prima scrematura dei profili che ti arriveranno. In realtà, questi social possono essere usati anche come delle vere e proprie bacheche virtuali attraverso cui pubblicare annunci di lavoro, ma danno il meglio di sé proprio nell’ispezionare l’intera carriera del potenziale candidato.

Ancora: potresti scegliere di fare un primo giro di colloqui usando un sistema di videochat, come Google Hangout o Skype, in modo da ridurre il tempo che dedichi alla selezione.

Quinto: risparmia sulla bolletta del telefono

È possibile risparmiare sulla bolletta telefonica, senza dover optare solo ed esclusivamente per l’uso del cellulare? Da un po’ di anni il panorama telefonico offre una grande scelta: più prodotti e una maggiore possibilità di personalizzare le utenze a seconda degli specifici bisogni.

Al di là delle varie offerte, però, ci sono piccole accortezze che possono incidere positivamente sulle uscite legate al telefono. Si può partire da un’attenta analisi dei costi: prendi le tue ultime bollette e poni attenzione alle voci di spesa più elevate (urbane, interurbane, internet, costi fissi). Una volta monitorati questi costi, puoi confrontarli con le tue effettive esigenze telefoniche e pensare di modificare ad hoc il tuo piano tariffario. Fai particolarmente attenzione ai costi fissi, che spesso sono più alti degli effettivi consumi. Per esempio, se hai due diversi gestori per telefonia e ADSL, cerca di ricondurre tutto ad un unico operatore, in modo da ridurre i costi fissi.

Infine, puoi anche valutare l’idea di eliminare del tutto le spese della telefonia senza però rinunciare al numero fisso. Hai mai sentito parlare di VOIP? Si tratta di una tecnologia che permette di telefonare sfruttando una connessione internet. Così, il risparmio è assicurato.

 

Crediti foto di copertina

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