Ecco alcuni esempi pratici per la gestione di un team di persone che lavorano a distanza, in modo da ottimizzare tempi e costi

 

Anche in Italia, sono sempre di più le persone che lavorano lontano dal proprio ufficio, spesso con formule miste che comprendono lo smart working. Molte persone oggi scelgono di lavorare da casa: una scelta comoda che non ha probabilmente precedenti nella storia, ottenibile grazie ai progressi delle tecnologie e a connessioni internet sempre migliori.

Eppure, il lavoro da remoto porta con sé vantaggi e svantaggi, specie per le aziende: se da una parte ci consente di ridurre i costi aziendali, dall’altra rende più complicato il controllo e la gestione delle risorse. Personalmente, mi è capitato di lavorare con risorse che lavorassero da remoto, sia come colleghi che come collaboratori e io stesso ho lavorato da casa per molte aziende per circa due anni.

Nell’articolo di oggi, vorrei concentrarmi su due aspetti: da una parte, come ottenere il meglio dal lavoro da remoto e, dall’altra, quali sono gli strumenti attraverso i quali possiamo gestire al meglio le risorse.

Come ottenere il meglio dal lavoro a distanza

Se non hai una visione d’insieme efficace, è molto improbabile che tu possa mettere insieme un gruppo di persone qualsiasi, provenienti da vari posti d’Italia o del mondo per farli lavorare insieme e renderli produttivi. Ovviamente, la scelta più delicata è proprio quella relativa al team: non tutti possono lavorare da remoto. È un dato di fatto: ci sono persone in grado di lavorare e dare il massimo in autonomia e altre che hanno bisogno di stare in ufficio. Non si tratta solo di essere controllati, ma anche di un bisogno fisiologico di relazione con il resto del team.

Io stesso, almeno inizialmente, non mi sono trovato benissimo a lavorare da casa, quindi ho scelto di lavorare in spazi di coworking (anche per staccare un po’ dalla routine casalinga). Solo dopo questo training iniziale ho cominciato a lavorare da remoto e sono diventato capace di lavorare anche da una spiaggia.

Di conseguenza, è molto importante mettere su un team che sia capace di lavorare in autonomia.

1. Scegli degli esecutori

Gli esecutori sono persone che si occupano dei processi meno complicati, ma che prestano molta attenzione ai dettagli. Possono farlo dovunque si trovino e puoi affidargli tutte quelle mansioni che devono essere svolte con assoluta certezza. Dovrai comunque guidarli e dirgli come vanno fatte le cose, ma ti basterà definire delle priorità e potrai preoccuparti di controllare il processo solo alla fine.

2. Scegli persone di cui puoi fidarti

Il lavoro da remoto smette di funzionare se non puoi fidarti delle persone che stanno dall’altra parte della linea. Se ti preoccupi costantemente di quello che sta facendo il tuo collaboratore, se sta lavorando o ti sta soltanto rubando soldi, allora stai sprecando tempo e denaro nel controllo di una risorsa, anziché nel tuo lavoro di ogni giorno.

Cerca di valutare le referenze delle persone che assumi e valuta anche su quanti progetti personali stanno lavorando: una persona che ha già molti clienti potrebbe non avere il tempo necessario da dedicarti.

3. Fidati delle persone che assumi

La conseguenza del punto precedente è che, una volta assunta una risorsa, devi fidarti. Devi imparare a valutare le persone più per quello che producono che per quanto tempo stanno sedute a una scrivania. A questo proposito, ti consiglio di fissare in anticipo delle scadenze, in modo da poter giudicare l’operato del tuo collaboratore in modo più sereno. E anche lui si sentirà investito di maggiore fiducia e autonomia.

4. Scegli persone che sappiano scrivere

In una realtà aziendale tradizionale, con persone sedute fianco a fianco, moltissime informazioni sono scambiate di persona e a voce. In una realtà diffusa, magari con collaboratori che vengono da tutta Italia o addirittura da altre parti del mondo, tutto questo non è possibile ed è quindi necessario scambiarsi informazioni scritte. La comunicazione scritta è una delle parti fondamentali di un team che lavora da remoto: cerca di assumere persone che sappiano scrivere bene in italiano e che lo facciano in modo chiaro e puntuale.

E no, non è una cosa che sanno fare tutti.

5. Scegli persone che non abbiano bisogno di un ufficio

Come ho scritto sopra, non tutte le persone sono a proprio agio nel lavoro da remoto. Nel corso della tua attività, potrebbe essere importante provare a creare un rapporto umano con i tuoi collaboratori. La verità è che è molto più facile sviluppare socialità con persone con cui sei a contatto tutti i giorni dal vivo. Io stesso ho sviluppato un vero rapporto con le persone con cui lavoravo da remoto solo dopo un paio di birre insieme, malgrado ci lavorassi già da alcuni mesi.

Se scegli collaboratori a distanza, devi abituarti all’idea di non avere quel genere di affinità. E anche loro devono essere a proprio agio con quest’idea. I migliori smart worker danno il meglio di sé proprio in queste condizioni.

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Come gestire il tuo team a distanza

Una volta selezionato il team e scelte le persone giuste per lavorare con te, occorrerà gestire i processi e valutare il loro operato. Te lo dico immediatamente: si tratta di un’operazione che va svolta periodicamente e che non puoi derogare né delegare. A seconda della mole di lavoro, puoi decidere di dedicarci un’ora al giorno o un’ora a settimana.

Di seguito, ti elenco i miei cinque consigli per guidare in modo più efficiente le tue risorse che lavorano da casa.

1. Fissa una chiamata quotidiana

In generale, la tua prima attività al mattino dovrebbe essere dedicata al controllo delle tue risorse a distanza. Discuti con loro gli obiettivi per la giornata e fai loro presente cosa ti aspetti per la fine di quella giornata. Per farlo puoi usare il tuo telefono tradizionale, ma in generale potresti prendere in considerazione l’idea di usare un centralino professionale.

Mi raccomando: cerca di essere chiaro sulle tue esigenze e tassativo sulle scadenze, in modo che si concentrino immediatamente sugli obiettivi. Queste chiamate aiutano a rendere chiari i patti che vi legano ed evitare futuri malcontenti. Spesso, lavorando da casa, mi è capitato di avere clienti molto vaghi o un po’ troppo sfuggenti, che non riuscivano a darmi un planning chiaro né per la giornata né per la settimana, salvo poi lamentarsi se qualcosa non era stato fatto secondo i loro piani. In un lavoro a distanza, questa è una delle cose più frustranti. Cerca di evitare di avere persone scontente di lavorare con te, specie se lavorano a più di 100 km dal tuo ufficio.

Gli smart worker sono in grado di fare le stesse cose che fa un dipendente in sede, ed è proprio per questo che vale la pena lavorarci, ma hanno bisogno di direzioni chiare per sapere esattamente cosa ti aspetti da loro.

2. Chiacchiera con loro

Cerca di prendere un po’ di tempo per fare quattro chiacchiere con i tuoi collaboratori. Parla di cose che non hanno necessariamente a che fare con il lavoro come la famiglia, il calcio o qualche interesse che vi accomuni e che ti porti a instaurare qualche forma di rapporto umano. Io, per esempio, ho lavorato molto meglio con un collega dopo aver scoperto che era appassionato di vini: fino ad allora i miei rapporti con lui erano stati molto formali. Dopo averlo saputo, invece, è diventato molto più piacevole parlare con lui di lavoro.

Cerca di tenere sempre un canale di comunicazione aperto attraverso il quale siete entrambi disponibili, ma che non sia troppo invasivo: puoi scegliere una chat come Slack o Google Hangout o usare degli strumenti più informali come Whatsapp o Telegram. Come scrivevo sopra, essere fisicamente lontani ti priva di quelle interazioni spontanee che si creano quando si lavora fianco a fianco e che spesso vengono viste come perdite di tempo: al contrario, queste occasioni per chiacchierare servono a favorire il cameratismo che si traduce in una maggiore efficienza e coesione, nel lungo periodo.

3. Sfrutta le videochiamate

Cerca di effettuare almeno una videochiamata settimanale con tutto il team in remoto. Puoi sfruttare servizi come Google Hangout che sono gratuiti (anche se piuttosto limitati).

La possibilità di “guardarsi in faccia” è cruciale nello stabilire un rapporto di fiducia e ti permette di avere un feedback visivo sulle loro reazioni. In più, creare dei videoritrovi con tutto il team allargato offre la possibilità di creare quel minimo di socialità utile a creare un buon clima di lavoro anche tra persone che non lavorano nello stesso posto.

4. Scegli un sistema di comunicazione aziendale

Al di là dei sistemi che scegli di utilizzare, cerca di essere coerente: assicurati che i membri del tuo team abbiano un sistema centralizzato per poter comunicare come gruppo. Ad esempio, in Voverc usiamo Slack per le chat testuali di gruppo, mentre per la comunicazione telefonica interna, ovviamente, abbiamo il nostro centralino cloud che ci permette di comunicare gratuitamente ovunque siamo.

Per definire i task usiamo Asana e Trello: avere dei task manager ci aiuta a concentrarci sulle cose da fare, rendendoci più produttivi e concentrati sulle cose da fare. Per quanto riguarda la produzione e la condivisione di documenti, usiamo Google Drive, che ha il vantaggio di farci lavorare assieme ai file e di condividerli al volo attraverso la posta.

Ci sono un milione di alternative, ma l’importante è fare delle scelte e mantenerle coerenti nel tempo, in modo da non dover ricominciare tutto da capo ogni volta. Qualsiasi sia la tua soluzione, usa una piattaforma che consenta la comunicazione interna del tuo team più produttiva del semplice (e dispersivo) scambio di email.

5. Organizza anche degli incontri dal vivo

Fare quattro chiacchiere al telefono o confrontarsi in videoconferenza sono sicuramente ottimi modi per collaborare e rimanere connessi. Ma niente è più potente di un incontro faccia a faccia. Certo, non è semplice organizzare una riunione di persona da fare settimanalmente, ma una volta al mese può essere sufficiente, almeno con i collaboratori più vicini. Per gli smart worker più lontani, invece, potrebbe essere utile incontrarsi di tanto in tanto durante l’anno, magari in occasione di qualche avvenimento importante o per le feste di fine anno.

Per le occasioni speciali, è importante organizzare piccoli eventi che cementino il rapporto nel team e sviluppino il lavoro di gruppo: il legame che si crea tra persone che si incontrano di persona è difficilmente sostituibile, ma avere occasioni di contatto (magari informali) può fare la differenza.

Conclusioni

Non è facile lavorare con risorse in remoto, ma sicuramente ci sono dei vantaggi economici e organizzativi. Se hai scelto di avvalerti di collaboratori esterni o di aprire la tua azienda allo smart working devi prepararti a lavorare un po’ sulla gestione delle risorse, ma se la squadra che hai messo su è valida, stai certo che avrai dei risultati dei quali andrai orgoglioso.

Crediti foto 1 e 2

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