Come migliorare la gestione dei tuoi progetti con questi 7 software di Project Management


Grandi o piccoli che siano i progetti che devi gestire, usare un software gestionale può servirti a lavorare in maniera più efficiente. Nella mia attività da consulente, collaborando con diverse aziende e con numerosi professionisti, mi sono abituato presto a gestire i miei progetti puntando a ridurre al minimo i punti di frizione nella comunicazione e nell’organizzazione.

Spesso, comunicare le cose via email o via telefono non è il modo migliore per lavorare in team, anche perché si rischia di far arrivare agli altri solo alcuni pezzi di conversazioni, senza riuscire a comunicare in maniera chiara e univoca per tutti.

Nella gestione dei progetti, sarà capitato anche a te di inviare tonnellate di email per comunicare con i clienti, di mandare documenti e dover spiegare ai tuoi collaboratori cosa fare giorno per giorno. Si tratta di attività frustranti, che per di più ti fanno perdere un sacco di tempo. Per venirti in soccorso, ho cercato di stilare una lista dei migliori software per la gestione dei team che lavorano allo stesso progetto: a seconda delle tue esigenze, sono sicuro che saprai riconoscere quello che fa per te.

Usare un software di project management ti aiuterà a migliorare l’organizzazione e la comunicazione con il tuo team e ti permetterà di tenere i clienti informati dei tuoi progressi. Avere i tuoi task ben ordinati ed assegnati alle persone giuste ti consentirà di rimanere concentrato sulla gestione dei processi e ti assicurerà che i compiti siano svolti per tempo.

Che dici, cominciamo?

 

  1. Basecamp


Basecamp è considerato il leader nel mercato dei software per la gestione e organizzazione dei team: è una delle applicazioni più complete e longeve nel panorama dei project management tools.

Può vantare un’interfaccia veramente semplice e funzionale per collaborare con clienti e colleghi: consente di creare to-do list, gestire i file, creare e condividere documenti e organizzare appuntamenti. Inoltre il sito è pienamente responsivo e ti consente di usare tutte le funzionalità anche da mobile.

Il problema è che il piano base è abbastanza esoso: per usare Basecamp con un piccolo team servono 29$ al mese, ma per dare accesso anche ai tuoi clienti dovrai arrivare fino a 79$.

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  1. Teamwork Projects


Teamwork Projects è una suite di produttività completa che consente di gestire e condividere progetti con il tuo team: tra le funzionalità più interessanti c’è il fatto che all’interno di un progetto i task e i file sono tutti nello stessa interfaccia ed è quindi più semplice interagire con il team.

Teamwork, infatti, ti aiuta a visualizzare l’intero progetto attraverso calendari, gantt e report periodici sull’andamento dei lavori. Inoltre, il servizio si integra sia con Google Drive che con Box.com e Dropbox, per gestire in maniera sincronizzata e collaborativa i tuoi documenti. Teamwork costa solo 12$ al mese e non ha limiti di uso relativi al numero di utenti.

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  1. Zoho Projects


Zoho, come azienda, offre un’ampia gamma di software per il business, tra i quali Zoho Projects che ti consente di pianificare, coordinare e gestire un progetto efficacemente. Si tratta di uno strumento in grado di incrementare in maniera molto efficace tutte le funzioni di cui hai bisogno, integrandole con risorse avanzate come i report periodici, l’integrazione con Google Apps (Calendar, Gmail, Drive, etc.), Dropbox e il bug tracking.

Inoltre, ti consente di creare una Wiki aziendale per costruire un repository di informazioni per i tuoi collaboratori e di strutturare dei forum. Il problema di Zoho Projects, però, è che ha una curva di apprendimento molto ripida e tu e i tuoi colleghi dovrete faticare parecchio prima di capire come funziona effettivamente. Comunque, puoi cominciare a usarlo con un piano gratuito (che non comprende molte delle funzionalità avanzate) e poi passare a un piano a pagamento da 20$ al mese.

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  1. Trello


Trello è stato il mio primo amore: è stato in grado di farmi rigare dritto quando ero ancora un “cane sciolto” della consulenza, mi ha insegnato ordine e disciplina nel lavoro da casa.

Si tratta di uno strumento ideale per visualizzare e organizzare in maniera facile e pulita la tua lista di cose da fare e di discussioni col team. Probabilmente non è il massimo per gestire progetti complessi, ma si tratta della soluzione migliore per gestire in modo gratuito e immediatamente visibile l’andamento dei tuoi progetti: con Trello puoi organizzare delle card, queste possono essere a loro volta organizzate in board e ogni board può far parte di progetti diversi.

Trello è un modo per gestire idee, conversazioni, to-do list e assegnare compiti. Più che un gestionale, è una piattaforma di collaborazione integrabile con Google Apps e Dropbox. In Voverc, ad esempio, lo usiamo per condividere le nostre roadmap di progetto e le idee di business da attuare in futuro. Trello è assolutamente gratuito, ma offre un gold package a 45$ l’anno, che estende ancora di più la dimensione degli allegati, nuovi pacchetti di sticker (che si usano per contrassegnare i progetti) e la possibilità di salvare le ricerche frequenti.

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  1. Podio


Podio è una piattaforma di project management molto versatile: è possibile usarla come se fosse una rete interna e persino come CRM.

Il servizio è stato creato nel 2009 e da allora non ha smesso di aggiungere funzionalità alla sua solida base di gestionale: il software si adatta perfettamente ai bisogni della tua azienda e copra un’ampio spettro di funzionalità. Podio integra un’efficace piattaforma di comunicazione interna (con chat attivabile anche da mobile), un solido task manager e un sistema documentale (integrabile con Google Docs e Dropbox); accanto a questo, però, permette a te e ai tuoi colleghi di interagire con altri servizi, come la rubrica aziendale, i workspace privati e la visualizzazione in sola lettura dei progressi per i clienti.

Con Podio puoi anche gestire le relazioni con i clienti in maniera professionale: puoi creare un archivio anagrafiche per le aziende e per i tuoi contatti dentro a ogni singola azienda, tenere traccia degli incontri e delle telefonate che intrattieni con i tuoi clienti, mettere dei promemoria e assegnare delle attività con delle scadenze precise ai tuoi commerciali. Il prezzo di Podio parte da 9$ al mese a utente, ma per le funzioni più avanzate dovrai arrivare fino a 24$ al mese per utente.

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  1. Jira


Jira è la soluzione ideale per i progetti di software developement: permette di tracciare problemi, bug e di risolverli proattivamente.

Il sistema offre un’ampia gamma di sistemi di tracking e di bugfixing, oltre alle solite opzioni relative a tutti i gestionali: to-list, calendari, integrazione con i documentali, etc. In più, però, rende veramente semplice tracciare il percorso di risoluzione di bug e quantificare il tempo necessario per risolverli. L’azienda che lo produce, Atlassian, offre anche altri prodotti che si integrano perfettamente con Jira, come la piattaforma di creazione di documenti collaborativa Confluence, il sistema di chat grafica e video HipChat e un sistema di file sharing integrato.

Jira parte da 10$ al mese per 10 utenti: è molto conveniente e potente e, con buona probabilità, in un prossimo futuro anche Voverc passerà a Jira.

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  1. Asana


Asana è il sistema gestionale che usiamo noi in Voverc, attualmente. Si tratta della piattaforma ideale per gestire team dislocati e freelance da remoto.

Il software consente di collaborare in modo molto semplice e intuitivo: il suo scopo è quello di eliminare le email interne al team, sostituendole totalmente con un sistema di to-do list e task suddivisi per progetti. Accanto a questi, Asana implementa un sistema di commenti e di conversazioni tra gli utenti che permettono di allegare emoticon, link e file dai principali servizi di storage (i soliti Box.com, Dropbox e Google Drive) e ricevere update senza usare mail o chat. Il problema di Asana è che, malgrado fornisca un’app per iOS e Android, il suo utilizzo da mobile è estremamente macchinoso (rispetto a Trello è una tragedia, per esempio) e non è il massimo per lavorare in mobilità. Il pricing di Asana è di 21$ al mese fino a 5 utenti.

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Conclusione

Cerca di chiarire prima di tutto a te stesso quali sono le reali esigenze del tuo team e poi scegli il software che fa per te e che ti potrà aiutare nella gestione ottimale del tuo lavoro. Soprattutto, cerca di optare per una soluzione semplice da usare e da imparare: non vorrai sprecare più tempo ad insegnare come usare il gestionale di quello necessario a fare il lavoro, vero?

Crediti foto di copertina

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2 COMMENTS

  1. Ottimo post. Per la gestione dei progetti e la collaborazione. Attualmente sto usando ProofHub. Puoi anche dare un’occhiata e può aggiungere alla lista.

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