Il Piano di Comunicazione è un “coso” sconosciuto, misterioso, più pauroso dell’uomo nero nascosto sotto il letto. Vediamo di fare chiarezza su cos’è, a cosa serve, e perché dico che tira fuori il tour operator che è in voi.

piano-di-comunicazioneE’ passato un po’ di tempo – anche troppo – dall’ultima volta che vi abbiamo aggiornato sulle “magagne” dell’Agenzia, attraverso la rubrica “Diario di Bordo“. Qualche aggiornamento è necessario, ché nel frattempo acqua sotto i ponti ne è passata tanta – come potrebbe essere diversamente, con un Fuhrer… ehm Direttore Creativo così?

Una delle prime novità che mi sono trovato ad affrontare una volta entrato nel team è stato partecipare all’elaborazione di un Piano di Comunicazione. «Piano di che?», mi son lasciato sfuggire. Non è un’espressione astrusa e incomprensibile, ma potete immaginare il mio stupore nel sentirla pronunciare:  Cerchiamo di fare chiarezza: di cosa stiamo parlando?

Un piano di comunicazione (communication plan) è un documento all’interno del quale vengono  riportati nero su bianco gli obiettivi di una campagna di comunicazione e la strategia finalizzata al loro conseguimento. Al suo interno c’è un bel popò di roba: target di riferimento, ottimizzazione delle tempistiche, toni di voce e mezzi di contatto ottimali; tutto deve essere definito in maniera coerente e armonica affinché esca fuori un piano ben congegnato dalla testa ai piedi, capace di rispondere al meglio alle esigenze dell’Agenzia (o dell’organizzazione, pubblica o privata) che lo ha elaborato.

Una valenza strategica e al contempo procedurale – definire gli obiettivi aiuta a focalizzarsi sugli stessi – ma quella che reputo essere la principale funzione del piano di comunicazione è la sua capacità di… comunicare – mi chiamavano Mr. Ovvio! Agisce contemporaneamente come strumento di comunicazione interna (rende informato il personale sullo “stato di avanzamento dei lavori”) e, ancora più importante, come mezzo di comunicazione esterna, rendendone pubblico il contenuto – si spera in forma comprensibile – a chi con queste cose non c’entra una cippa.

Un ottimo modo per generare coinvolgimento (engagement), partecipazione e co-creazione di valore. Ecco perché è uno dei mezzi di comunicazione al pubblico più apprezzati dalle imprese: avvicina le persone, invitandole a partecipare attivamente alle attività organizzative – per quanto possibile. Ho detto imprese? Be’ puntualizzo, imprese private: il settore pubblico, il quale dovrebbe essere maggiormente interessato all’inclusione – con vantaggiosi effetti sulla politica – continua a fare “orecchie da mercante”.

Dalla teoria alla pratica. Volete stendere un piano di comunicazione meglio di come vostra nonna stende la pasta la Domenica? Bene, preparatevi a “viaggiare”: la forma mentis necessaria è la stessa necessaria all’organizzazione di un viaggio!

  • Scegliete la destinazione. Solo quando la meta è decisa organizzare il viaggio diventa più semplice e ordinato. Insomma, prima di tutto inquadrate uno o più obiettivi e fissateli bene in mente – vi consiglio una bacheca, per poi divertirvi a fissarla interi minuti;
  • Sincronizzate l’orologio e quantificate il quibus. Tempo e denaro sono risorse scarse, sappiatele dunque gestire al meglio. Non potete viaggiare a zonzo in eterno – prima o poi si torna a casa, e vi auguro di non farlo mai a mani vuote;
  • Disegnate l’itinerario. La fase più bella di tutte, quella in cui vi sbizzarrite a decidere il come e il quando concretizzare i vostri obiettivi – il tutto pregustando le bellezze che vi aspetteranno durante il viaggio;
  • La guida turistica è l’incognita. Preferite rivolgervi a esperti o rimanere autonomi? Valutate bene la possibilità di coinvolgere i cosiddetti influencer (persone capaci di influenzare l’opinione pubblica). Individuare questi soggetti e portarli dalla propria parte potrebbe essere vitale come un’oasi nel deserto;
  • Acquistate l’occorrente. Senza una macchina non vi spostate, senza una fotocamera dite ciao ciao ai ricordi, senza una mappa rischiate di perdervi nel giro di un’ora, e così via… Insomma, non fate le “braccine corte” e acquistate il necessario. Niente investimenti, niente potenziali guadagni;
  • Rivivete i momenti topici. Ergo, monitorate lo stato di avanzamento del piano e, una volta scaduti i termini, verificatene il grado di conseguimento degli obiettivi. E’ utile sia a valutare l’efficacia del piano di comunicazione, sia per individuare eventuali aree di miglioramento sulle quali intervenire in futuro.

In maniera semplicistica, ho paragonato la strutturazione di un piano di comunicazione all’organizzazione di un viaggio. Questo per sottolineare che è un’attività alla portata di tutti. Ma se volete che il risultato sia ottimo, allora rivolgetevi agli esperti, che questi fantomatici piani li masticano a colazione, pranzo e cena. Buon appetito.. ehm, buon viaggio!

Crediti foto: 1, 2

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